Institut for 4-dages arbejdsuge[1] får flere og flere gode eksempler på, at virksomheder har god effekt af at arbejde med fordybelsestid. Instituttet tager os med tilbage til vores forfædre, når vi skal forstå, hvorfor fordybelsestiden er så effektiv. Vi deler nemlig 98-99% arvemasse med chimpanserne, og den del af vores hjerne, som vi deler med chimpanserne, har stadig et solidt tag i os. 

Og hvad bruger vi så den del af hjernen til? Ja, den er designet til at sikre artens overlevelse, dvs. flygte fra farer, finde føde, og reproducere os. Effektive instinkter, når du lever i regnskoven og skal holde et vågent øje med rovdyr, for det betyder, at du ubevidst og konstant scanner dine omgivelser, hvorfor dit fokus derfor er meget let at flytte. 

Og pointen er klar: ”Det er ikke dig, der mangler disciplin, når du har svært ved at koncentrere dig om at fuldføre en opgave. Du gør sådan set bare det, du er skabt til. Det er vores omgivelser, vores arbejdsvaner og den teknologi, som vi omgiver os med, der kommer i karambolage med vores genetik.”

Signe Skall Toke

Kan vi gøre op med hastekulturen, når vores hjerner er gearet til højt tempo?

Med inspiration fra den romerske filosof Seneca gør du godt i; ”… at prøve, at huske […] hvor tit din mine var uforstyrret, din sjæl uforfærdet, hvad du har udrettet i så langt et liv, hvor mange mennesker, der har gjort indhug i dit liv uden, at du lagde mærke til, hvad du mistede”[2].

Hvor tit har du egentlig arbejdet helt uforstyrret? Fordybelse og hastværk er hinandens modsætning. Fordybelse kræver tid. Sammenhængende tid afsat til uforstyrret at fordybe sig i ny viden og fagligt stof er centralt for, at vi også ender med de bedste løsninger, og kan arbejde kreativt, produktivt samt med komplekse og vilde problemstillinger.

Som citatet fra Seneca minder om, så prøv at huske på, hvordan du selv er hersker over din tid og læg mærke til, hvor meget du forstyrres på en dag. Hvor det før ”kun” var andre mennesker, der forstyrrede, er vi nu udfordret på et historisk højt niveau grundet digitaliseringen, hvor sociale medier, notifikationer og konstante nyhedsopdateringer gør ”indhug i vores liv” og ikke mindst i vores tid.

Hvis vi skal ændre på hastekulturen, så kræver det, at vi anerkender, at vi har vores genetik imod os. Lidt ligesom, når du skal tabe dig to kilo i januar efter en december med julegodter og lidt for meget god mad. Det kræver disciplin og vedholdenhed, og nye vaner skal forberedes grundigt og implementeres aktivt i vores hverdag.

Slow Mondays, mødefri formiddage eller hele fordybelsesdage efter en travl periode?

Forestil dig en formiddag fuldstændig fri for møder, mailnotifikationer og smalltalk. Eller, at når du har leveret på en stor opgave efter en travl periode, så har du mødefri dage til at omstille dig, forberede dig og fordybe dig i næste opgave, du skal levere på. 

Fordybelsestid eller fokustid refererer til en periode, hvor medarbejdere og ledere kan fokusere uforstyrret på en bestemt opgave uden afbrydelser. Det handler om at skabe et miljø, hvor medarbejdere kan fordybe sig i deres arbejde, dykke ned i komplekse opgaver og udforske kreative løsninger uden distraktioner fra mails, telefon eller andre forbipasserende forstyrrelser.

Erfaringerne fra de efterhånden mange virksomheder, der anvender fordybelsestid på en systematisk måde viser, at fordybelsestiden er et af de stærkeste værktøjer til at forbedre produktiviteten og frigive tid i organisationen. Når medarbejdere og ledere har mulighed for at fordybe sig i deres arbejde uden konstante afbrydelser, muliggør det en dybere koncentration, mere fokus og grundigere analyser af de faglige udfordringer. Og det øger dels den faglige tilfredsstillelse, giver en forbedret kvalitet af arbejdet og fører i sidste ende til langt bedre løsninger, som ikke skal gøres om på grund af en fortravlet proces.

Derudover stimulerer fordybelsestiden kreativiteten i arbejdet. Komplekse opgaver kræver ofte kreativ tænkning, som er en kompetence, der er under massivt pres i mange organisationer. Ifølge Adobe Global Study mener kun 1 ud af 4 medarbejdere, at de lever op til deres kreative potentiale. Ved at give medarbejdere tid og rum til at fordybe sig i opgaver, kan organisationer fremme en mere kreativ kultur, hvor innovative idéer trives.

Hvordan kan du eksperimentere med og implementere fordybelsestid?

Det er på høje tid, at virksomheder og organisationer anerkender værdien af fordybelsestid som et kraftfuldt værktøj til at styrke deres medarbejdere, ledere og opnå succes på lang sigt. Fordybelsestid kan implementeres på mange måder. Og det er ikke one-size-fits-all. Så prøv fx et af følgende greb:

1. Aftalevejen: I nogle virksomheder vælger man, at indgå en kollektiv aftale om, at x-antal bestemte timer af arbejdsdagen er reserveret til fokus og fordybelse. Dvs. ingen indkalder hinanden til møder, ingen ringer til hinanden, ingen forventer hurtige svar på noget som helst, og der er ro til at tænke sine tanker til ende og få noget fra hånden.
2. Eksperimenter med daglig fordybelsestid på forskellige måder: Prøv en version for alle i organisationen hver dag i et fast tidsrum, hvor alle fordyber sig i arbejdet. De fleste vælger formiddagen, hvor energien er højest. Prøv derefter en periode, hvor den enkelte medarbejder eller leder selv definerer tidspunktet og blokerer sin kalender, når fordybelsestiden skal afsættes. I fordybelsestiden sendes ingen mails, ingen opkald modtages og der fokuseres kun på løsning af en opgave i den sammenhængende afsatte tid.
3. Implementer metoden Pomodoro-sprints som er en mere produktionsorienteret vej til fokustid, og som bruges til at sikre total fordybelse i 25 minutter ad gangen, efterfulgt af 5 minutters pause. Herefter gentages 2 gange mere, efterfulgt af 30 minutters pause. Metoden er meget konkret og giver en optimal udnyttelse af hjernens kapacitet samt sikrer, at medarbejdere og ledere ikke udtrættes unødigt undervejs.

[1] https://4.dk/kvalitetstid/erkend-at-du-er-et-dyr-og-bliv-bedre-til-at-holde-fokus-i-dag

[2] Om livets korthed s. 22